Политика в отношении обработки и защиты персональных данных в ООО «АТАВАН»
1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», «Положением об особенностях обработки персональных данных», «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012г. № 1119, и иными нормативными актами в области защиты персональных данных, действующими на территории Российской Федерации.
1.2. Основные понятия, используемые в Политике:
Использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц;
Клиент - собственник помещения в многоквартирном доме, жилого дома, домовладения, а также лицо, пользующееся на ином законном основании помещением в многоквартирном доме, жилым домом, домовладением, получающий жилищные услуги;
Конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.
Обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных;
Оператор персональных данных (оператор) — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
Персональные данные - информация, сохраненная в любом формате относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), которая сама по себе или в сочетании с другой информацией, имеющейся в распоряжении управляющей компании, позволяет идентифицировать личность Клиента;
Пользователь – любой посетитель сайта atavan.ru
Распространение персональных данных – действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;
Трансграничная передача персональных данных — передача персональных данных на территорию иностранного государства, органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
Управляющая/обслуживающая организация - юридическое лицо независимо от организационно-правовой формы, а также индивидуальный предприниматель, управляющие многоквартирным домом на основании договора управления многоквартирным домом или договора на оказание услуг и выполнение работ по содержанию общего имущества в МКД заключённого с клиентом;
Услуги управляющей/обслуживающей организации - действия управляющей/обслуживающей организации по оказанию услуг и выполнению работ по надлежащему содержанию общего имущества в многоквартирном доме;
1.3. Настоящая Политика устанавливает порядок обработки персональных данных Клиентов, для которых Управляющая/обслуживающая организация осуществляет весь спектр услуг по договору управления или по договору оказания услуг и (или) выполнению работ по содержанию общего имущества.
1.4. Настоящая Политика обязательна к исполнению всеми сотрудниками Управляющей/обслуживающей организации, описывает основные цели, принципы обработки и требования к безопасности персональных данных в Управляющей/обслуживающей организации.
1.5. Настоящая Политика разработана с целью защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных.
1.6. Персональные данные обрабатываются в целях исполнения договора по предоставлению услуг, одной из сторон которого является Клиент. Управляющей/обслуживающей организации собирает данные только в объеме, необходимом для достижения указанной в пункте 2.2. настоящей Политики цели.
1.7. Обеспечение безопасности и конфиденциальности персональных данных является одним из приоритетных направлений в деятельности Управляющей/обслуживающей организации
2. Принципы и цели обработки
2.1. Обработка персональных данных Управляющей/обслуживающей организации осуществляется на основе принципов:
– обработка персональных данных Клиентов осуществляется исключительно для обеспечения соблюдения федеральных законов и иных нормативных правовых актов, соответствия целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных;
– объем и содержание обрабатываемых персональных данных субъектов, способы обработки персональных данных соответствуют требованиям федерального законодательства, а также другим нормативным актам и целям обработки персональных данных. Не допускается обработка персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;
– при обработке персональных данных обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях актуальность по отношению к целям обработки персональных данных.
Управляющей/обслуживающей организацией принимаются необходимые меры по уничтожению (удалению) либо уточнению неполных или неточных данных.
2.2. Обработка персональных данных субъектов персональных данных проводится Управляющей/обслуживающей организации с целью исполнения договорных и иных гражданско-правовых отношений при осуществлении Управляющей/обслуживающей организации хозяйственной деятельности, повышения оперативности и качества обслуживания Клиентов.
3. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных
3.1. Оператор обрабатывает следующие категории персональных данных Работников: фамилия, имя, отчество, год рождения, пол, возраст, дата и место рождения, паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, адрес регистрации по месту жительства и адрес фактического проживания, номер телефона (домашний, мобильный), данные документов об образовании, квалификации, профессиональной подготовке, сведения о повышении квалификации, специальность, сведения о трудовом и общем стаже, сведения о предыдущих местах работы, семейное положение, наличие детей, сведения о составе семьи, документы воинского учета, СНИЛС, ИНН, а также иные сведения, обработка которых предусмотрена трудовым законодательством и заключаемым с работником договором.
3.2. Оператор обрабатывает следующие категории персональных данных Клиентов: фамилия, имя, отчество, паспортные данные, адрес регистрации по месту жительства, контактный телефон, адрес электронной почты, сведения о регистрации права собственности в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество (ЕГРН), а равно об иных правах на пользование помещением, сведения о площади помещения, количестве проживающих, зарегистрированных и временно пребывающих, сведения об оплате и задолженности согласно лицевому счету и другие персональные данные, необходимые для исполнения Оператором договорных обязательств и соблюдения законодательства Российской Федерации.
3.3. Оператор обрабатывает персональные данные представителей Контрагентов: фамилия, имя, отчество, паспортные данные, должность, номер контактного телефона, адрес электронной почты, другие сведения, предусмотренные договором с Контрагентом.
3.4. Оператор обрабатывает персональные данные Пользователей: фамилия, имя, отчество, E-mail, номер контактного телефона, IP-адрес, а также иная информация, которую указал сам Пользователь в специальных полях Сайта.
3.5. Оператором не осуществляется обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, сведений о судимостях за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
4. Условия обработки
4.1. Порядок работы с персональными данными Клиентов в Управляющей/обслуживающей организации регламентирован действующим законодательством Российской Федерации, внутренними документами Управляющей/обслуживающей организации и осуществляется с соблюдением строго определенных правил и условий.
4.2. Обработка персональных данных в Управляющей/обслуживающей организации осуществляется путем сбора, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), использования, передачи (предоставления, доступа), обезличивания, блокирования, уничтожения персональных данных исключительно для обеспечения соблюдения федерального законодательства и иных нормативных правовых актов, соответствия целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, учета результатов выполнения договорных и иных гражданско-правовых обязательств с субъектом персональных данных. При этом используется смешанный (автоматизированный и неавтоматизированный) способ обработки персональных данных.
4.3. Согласие на обработку персональных данных не требуется, поскольку обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных – Клиент. Передача персональных данных третьим лицам осуществляется только в соответствии с действующим законодательством, в том числе с использованием защищенных телекоммуникационных каналов связи.
4.4. Управляющая/обслуживающая организация не осуществляет трансграничную передачу персональных данных Клиентов.
4.5. Сроки хранения документов, содержащих персональные данные субъектов, определяются в соответствии со сроком действия договора с субъектом персональных данных, Федеральным законом РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г., сроком исковой давности, а также иными требованиями законодательства РФ. По истечении сроков хранения таких документов они подлежат уничтожению.
4.6. С целью защиты персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий с ними Управляющей/обслуживающей организации применяются организационные и технические меры.
4.7. Директор ООО «АТАВАН» утверждает перечень сотрудников Управляющей/обслуживающей организации, имеющих доступ к персональным данным Клиентов.
4.8. Персональные данные на бумажных носителях хранятся в служебных помещениях Управляющей/обслуживающей организации в условиях, исключающих ознакомление лиц, не имеющих допуска к работе с персональными данными Клиента. Вынос персональных данных за пределы служебных помещений, а равно их передача третьим лицам запрещена.
4.9. Персональные данные Клиентов хранятся в электронном виде в локальной компьютерной сети Управляющей/обслуживающей организации, в электронных папках и файлах в персональных компьютерах сотрудников, допущенных к обработке персональных данных Клиентов и защищенных индивидуальным паролем. Передача, а равно разглашение пароля доступа к персональному компьютеру сотрудника управляющей компании не допускается.
5. Основные мероприятия по обеспечению безопасности обработки персональных данных
5.1. Управляющая/обслуживающая организация обязана при обработке персональных данных Клиентов принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от несанкционированного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий.
5.2. Для эффективной защиты персональных данных Клиентов необходимо:
5.2.1. соблюдать порядок получения, учета и хранения персональных данных Клиентов;
5.2.2. применять технические средства охраны;
5.2.3. привлекать к дисциплинарной ответственности сотрудников, виновных в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных Клиента.
5.3. Документы, содержащие персональные данные Клиентов, хранятся в помещениях Управляющей/обслуживающей организации, обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.
5.4. Защита доступа к электронным базам данных, содержащим персональные данные Клиентов, обеспечивается:
- использованием лицензионных программных продуктов, предотвращающих несанкционированный доступ третьих лиц к персональным данным Клиентов;
- системой паролей. Пароли устанавливаются системным администратором и сообщаются индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным Клиентов.
5.5. Копировать и делать выписки персональных данных Клиента разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения руководителя.
6. Порядок предоставления информации, содержащей персональные данные
6.1. При обращении субъекта персональных данных (владельца этих данных или его законного представителя) или получении запроса Управляющая/обслуживающая организация безвозмездно предоставляет персональные данные, относящиеся к субъекту персональных данных, в доступной форме, исключающей предоставление персональных данных, относящихся к другим субъектам персональных данных.
6.2. Сторонние организации имеют право доступа к персональным данным субъектов персональных данных толькоесли они наделены необходимыми полномочиями в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо на основании договоров с Управляющей/обслуживающей организацией, заключенных в связи с требованиями законодательства Российской Федерации.
Основанием для сотрудника Управляющей/обслуживающей организации в целях предоставления информации о персональных данных субъектов служат внутренние документы, регламентирующие защиту персональных данных в ООО «АТАВАН».
6.3. При передаче персональных данных субъектов Управляющая/обслуживающая организация и уполномоченные им должностные лица соблюдают следующие требования:
– не сообщают персональные данные третьей стороне без письменного согласия субъекта, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта, а также в случаях, установленных федеральным законодательством;
– предупреждают лиц, получающих персональные данные, о том, что эти данные могут быть использованы только в целях, для которых они сообщены, и требуют от этих лиц подтверждения соблюдения этого условия, за исключением случаев, установленных федеральным законодательством;
– не отвечают на вопросы, связанные с предоставлением персональной информации, любым третьим лицам без законных оснований (письменного запроса);
7. Обязанности управляющей компании
7.1. Управляющая/обслуживающая организация обязана:
7.1.1. Осуществлять обработку персональных данных Клиентов исключительно в целях оказания законных услуг Клиентам.
7.1.2. Не получать и не обрабатывать персональные данные Клиента о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законом.
7.1.3. Предоставлять доступ к своим персональным данным Клиенту или его законному представителю при обращении либо при получении запроса, содержащего номер основного документа, удостоверяющего личность Клиента или его законного представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе и собственноручную подпись Клиента или его законного представителя. Запрос может быть направлен в электронной форме и подписан электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Сведения о наличии персональных данных должны быть предоставлены Клиенту в доступной форме.
7.1.4. Ограничить право Клиента на доступ к своим персональным данным, если предоставление персональных данных нарушает конституционные права и свободы других лиц.
7.1.5. Обеспечить хранение и защиту персональных данных Клиента от неправомерного их использования или утраты.
7.1.6. В случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий с ними оператора при обращении или по запросу субъекта персональных данных или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных оператор обязан осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения такого запроса на период проверки.
7.1.7. В случае подтверждения факта недостоверности персональных данных оператор на основании документов, представленных субъектом персональных данных или его законным представителем либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязан уточнить персональные данные и снять их блокирование.
7.1.8. В случае выявления неправомерных действий с персональными данными оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты такого выявления, обязан устранить допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, обязан уничтожить персональные данные.
7.1.9. В случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан незамедлительно прекратить обработку персональных данных и уничтожить соответствующие персональные данные.
8. Права Клиента
8.1. Клиент имеет право на:
- доступ к информации о самом себе, в том числе содержащей информацию подтверждения факта обработки персональных данных, а также цель такой обработки; способы обработки персональных данных, применяемые управляющей компанией; сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ; перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения, сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения; сведения о том, какие юридические последствия для Клиента может повлечь за собой обработка его персональных данных ;
- определение форм и способов обработки его персональных данных;
- ограничение способов и форм обработки персональных данных;
- запрет на распространение персональных данных без его согласия;
- изменение, уточнение, уничтожение информации о самом себе;
- обжалование неправомерных действий или бездействий по обработке персональных данных и соответствующую компенсацию в судебном порядке;
- отзыв согласия на обработку своих персональных данных в предусмотренных законом случаях;
- иные права, предусмотренные законом.
9. Конфиденциальность персональных данных Клиентов
9.1. Сведения о персональных данных Клиентов, являются конфиденциальными.
9.2. Управляющая/обслуживающая организация обеспечивает конфиденциальность персональных данных и обязана не допускать их распространения третьим лицом без согласия Клиентов либо наличия иного законного основания.
9.3. Лица, имеющие доступ к персональным данным Клиентов, обязаны соблюдать режим конфиденциальности, они должны быть предупреждены о необходимости соблюдения режима секретности. В связи с режимом конфиденциальности информации персонального характера должны предусматриваться соответствующие меры безопасности для защиты данных от случайного или несанкционированного уничтожения, от случайной утраты, от несанкционированного доступа к ним, изменения или распространения.
9.4. Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных Клиентов распространяются на все носители информации, как на бумажные, так и на автоматизированные.
9.5. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случае обезличивания или включения их в общедоступные источники персональных данных, если иное не определено законом.
10. Ответственность за нарушение требований, регулирующих получение, обработку и хранение персональных данных.
10.1. Должностные лица Управляющей/обслуживающей организации, обрабатывающие персональные данные, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.
10.2. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, несут дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
11. Заключительные положения
11.1. Настоящее Политика вступает в силу с момента ее утверждения директором Управляющей компании ООО «АТАВАН».
11.2. Настоящее Политика подлежит корректировке в случае изменения законодательства Российской Федерации, регулирующих органов в области защиты персональных данных, внутренних документов Управляющей Управляющей/обслуживающей организации в области защиты конфиденциальной информации. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее утверждения генеральным директором Управляющей/обслуживающей организации и размещения на сайте Управляющей/обслуживающей организации.
11.3. В случае изменения законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных, нормы Политики, противоречащие законодательству, не применяются до приведения их в соответствие.
11.4. Действующая редакция Политики хранится по адресу: Томская область, Томский район, п. Копылово, ул. Новая, 13.